Automatisation des tâches : la technologie au service de ta productivité
Quand j’ai écrit mon article sur la règle des 4D, j’avais l’impression que quelque chose manquait. Avec un peu de recul, je me suis rendu compte que c’était l’automatisation des tâches ! Dans cet article, je t’explique comment l’automatisation des tâches complète à merveille la règle des 4D. Je te donnerai aussi des exemples concrets pour t’aider à mieux comprendre comment ça marche. Allez, c’est parti !
I. L’automatisation des tâches en complément à la règle des 4D
Pour rappel, la règle des 4D est une méthode de gestion du temps qui consiste à supprimer (Delete) les tâches inutiles, déléguer (Delegate) celles que d’autres peuvent faire, reporter (Defer) les tâches non urgentes et enfin, faire (Do) les tâches restantes et importantes.
L’automatisation des tâches consiste à utiliser des outils et des technologies pour effectuer des tâches répétitives à ta place, te laissant ainsi plus de temps pour te concentrer sur les choses vraiment importantes. Elle demande une mise en place en amont, mais ensuite, tu vas gagner un temps fou.
II. Comment intégrer l’automatisation des tâches à la règle des 4D
A. Élimine les tâches inutiles
Pour commencer, fais le tri dans des tâches et supprime celles qui ne sont pas nécessaires ou n’apportent pas une grande valeur ajoutée. Cela te permettra de te concentrer sur ce qui compte vraiment.
B. Automatise les tâches simples et répétitives
Ensuite, repère les tâches répétitives qui peuvent être automatisées. Grâce à la technologie, tu peux automatiser de nombreuses tâches, qu’elles soient professionnelles ou personnelles (je te donnerai des exemples dans la section III). En automatisant ces tâches, tu les accomplis sans avoir besoin d’y travailler activement, de les garder en tête ou de les déléguer !
C. Reporte les tâches non urgentes
Certaines tâches ne peuvent pas être automatisées ni éliminées, mais peuvent attendre, alors n’hésite pas à les reporter pour te concentrer sur ce qui est urgent et important.
D. Délègue les tâches que d’autres peuvent accomplir
Certaines tâches peuvent être réalisées par d’autres, alors n’hésite pas à déléguer pour te décharger et te concentrer sur ce que toi seul(e) peux faire. Une fois que tu auras mis quelques automatisations en place, ta to-do list et la liste des tâches que tu peux déléguer devraient avoir bien diminué.
E. Concentre-toi sur les tâches restantes et importantes
Enfin, avec toutes les tâches inutiles éliminées et les tâches automatisées, déléguées ou reportées, il te reste à accomplir les tâches restantes et importantes. C’est là que tu pourras vraiment briller et te concentrer sur ce qui compte le plus pour toi, en mettant à profit toute l’énergie et le temps que tu as gagné grâce à l’automatisation et à la règle des 4D.
III. Exemples d’automatisation des tâches
A. Dans le domaine professionnel
- Gestion des e-mails : filtres, réponses automatiques, tri des messages non lus, utilisation de templates
- Réunions et rendez-vous : outils de planification en ligne, synchronisation des agendas, rappels automatiques
- Tâches récurrentes : automatisation des sauvegardes, programmation des mises à jour
B. Dans le domaine personnel
- Factures : prélèvements automatiques
- Tâches ménagères : aspirateurs robots, programmation des machines à laver
- Courses et repas : liste de courses automatisée, service de livraison à domicile
- Rendez-vous et tâches récurrentes : rappels automatiques
C. Exemple concret : gestion d’un Airbnb
Dans cet exemple, je te montre comment j’ai utilisé l’automatisation pour me simplifier la vie.
Un peu de contexte : je vis avec mon conjoint et mon fils en Angleterre et mes parents sont en Belgique. Il y a quelques années, ils ont acheté une petite maison juste à côté de chez nous pour pouvoir nous rendre visite. Quand ils ne sont pas là, la maison est mise en location sur Airbnb et c’est moi qui m’en charge.
Au début, j’échangeais de nombreux messages avec les locataires pour savoir quand ils arriveraient, je devais être disponible pour leur apporter les clés, je leur montrais la maison et répondais aux mêmes questions à chaque fois.
Maintenant, nous avons installé une boîte à clés. Les locataires peuvent donc arriver quand ils veulent et je n’ai plus besoin de me déplacer. J’ai aussi créé un « Manuel de la maison » qui contient toutes les infos dont les locataires pourraient avoir besoin. Résultat : les questions sont de plus en plus rares.
Tout ça pour te montrer qu’un peu de travail en amont (l’installation de la boîte à clés et la création du manuel) me fait gagner énormément de temps et surtout m’épargne du stress et améliore l’expérience des locataires.
Conclusion
L’automatisation des tâches est un formidable complément à la règle des 4D pour optimiser ta gestion du temps et te permettre de te concentrer sur les choses qui comptent vraiment. Comme tu l’as vu, il existe de nombreux exemples et domaines d’application pour l’automatisation, tant dans le cadre professionnel que personnel.
Dans quels domaines utilises-tu déjà l’automatisation des tâches ? Cet article t’a-t-il donné de nouvelles idées ? N’hésite pas à partager ton expérience et tes astuces en commentaire.
